منهجية إدارة مشاريع البرنامج

تقديم

لتحقيق رؤية التعاملات الإلكترونية الحكومية في المملكة العربية السعودية، يقوم "يسِّـر" بتنفيذ العديد من المشاريع الإستراتيجية الهامة في مختلف المجالات المتعلقة بالتعاملات الإلكترونية. ولنجاح هذه المشاريع، يتطلب وجود تنسيق مستمر فيما بينها، وكذلك مراعاة أفضل الممارسات الخاصة بإدارة المشاريع (كالتخطيط وإدارة الوقت والمخاطر على سبيل المثال لا الحصر). كما تبرز أهمية التواصل بين جميع الأطراف ذات العلاقة بالمشروع، ومعرفتهم بحالة المشروع في مراحله المختلفة.

ومن هذا المنطلق، ظهرت الحاجة إلى وجود تنظيم يعنى بالإشراف اللازم وتوفير الدعم المطلوب لإدارة المشاريع بطريقة احترافية موحدة، مبنية على أفضل التجارب والممارسات في هذا المجال، حيث تم تأسيس مكتب لإدارة المشاريع (PMO) بالبرنامج والذي بدوره قام بتطوير منهجية مناسبة لإدارة مشاريع البرنامج، شارك الجميع في إعدادها، وتم تطبيقها على مراحل مع القيام بالتوعية والتواصل الذي تتطلبه مثل هذه المبادرات.

منهجية “ YesMethod © ” لإدارة المشاريع

تم اعتماد مبدأ السهولة والتيسير كأساس لتطوير المنهجية، حيث يظهر ذلك جلياً في الاعتماد على حوالي عشر نماذج فقط للوثائق الخاصة بإدارة المشروع بمختلف مراحله (Templates) كما هو موضح أدناه:

وتحتوي المنهجية أيضاً على الإجراءات الخاصة بإدارة المشاريع في البرنامج (Policies & Procedures)، بالإضافة إلى وثيقة أخرى تقدم شرحاً مبسطاً عن إدارة المشاريع وتعتبر كمرجع مبسط لأعضاء فريق عمل إدارة المشروع (Framework).

عوامل النجاح

تتميز مبادرة إنشاء مكتب إدارة المشاريع بأنها تساهم في إحداث بعض التغيير في الأساليب والإجراءات المتعلقة بإدارة المشاريع داخل المنشأة، لذا فإن من أهم عوامل نجاحها ما يلي

• وجود القيادة وتوفر الدعم والرعاية من قبل الإدارة العليا
• كفاءة العنصر البشري (فرق عمل إدارة المشاريع) واستشعارهم للأهمية والفائدة
• وضوح وسهولة الإجراءات الخاصة بإدارة المشروع وتوثيقها
• التطوير المستمر وقياس الأداء

كما يأتي الدعم التقني كعامل مساعد بشرط توفر العوامل السابقة.

للتواصل ولمزيد من المعلومات

نظراً للقبول والاستحسان الذي لاقته المنهجية من قبل العديد من الجهات الحكومية والتي بادرت بطلب الاستفادة من هذه التجربة، فإن مكتب إدارة المشاريع بالبرنامج يسعد ويرحب بالتواصل مع جميع الجهات الحكومية الراغبة في الإطلاع والاستفادة من هذه التجربة. ويمكن التنسيق عن طريق البريد الإلكتروني: pmo@yesser.gov.sa.